Avis de Confidentialité

Mise à jour au 6 mars 2025 (2.0)

Sommaire

1. Qui nous sommes
2. À qui s'applique cet Avis de Confidentialité ?
3. Quelles informations sont couvertes ?
4. Les informations que nous collectons et comment nous les utilisons
5. Transferts internationaux
6. Divulgations
7. Prestataires de services
8. Maintenir vos informations à jour
9. Conservation
10. Vos droits

1. QUI NOUS SOMMES

Antalis est une Société par Actions Simplifiée française, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 410 336 069, et ayant son siège social au 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (France).

"Groupe Antalis" désigne Antalis SAS et chacune de ses filiales directes et indirectes.

Antalis est membre du Groupe KPP Group Holdings Co., Ltd., un leader mondial de la distribution de Papiers, Emballages et Communication Visuelle basé au Japon et coté à la Bourse de Tokyo (ISIN JP3293350009) avec un chiffre d'affaires de 659,1 milliards JPY (environ 4,3 milliards €) pour l'exercice 2023. Avec des activités en Europe, Amérique Latine et Amérique du Nord, Antalis est un distributeur B2B leader de produits et services avec des solutions e-commerce révolutionnaires dans les domaines des Papiers, de l'Emballage industriel et des supports de Communication Visuelle. Basé dans la région parisienne (France), Antalis opère dans 31 pays au service de plus de 100 000 clients avec une équipe de 4 000 employés. Nos 105 entrepôts et sites de production, axés sur l'éco-responsabilité, fournissent des services de classe mondiale.

Le Groupe Antalis s'engage à collecter, maintenir et utiliser les informations personnelles conformément aux dispositions des lois de protection des données dans l'Union européenne et ailleurs.

À travers son Code de Conduite, le Groupe Antalis reconnaît le droit fondamental et inaliénable, pour tous les individus, à la protection de leur vie privée et de leurs données personnelles. Notre engagement est de mettre en place les procédures nécessaires pour que la collecte et le traitement des données personnelles soient effectués conformément à la loi applicable et dans le respect dû aux individus, ainsi que de la sécurité et de la confidentialité de leurs informations.

Le Groupe Antalis met à jour ses processus conformément au Règlement UE 2016/679 sur la Protection des Données Personnelles en mettant en place un programme interne de protection des données pour parrainer une norme cohérente à travers le Groupe Antalis lors de la collecte, de l'utilisation et de la gestion des informations personnelles.

Le ou les responsables du traitement concernant vos informations personnelles seront Antalis ou la filiale Antalis pertinente avec laquelle vous exercez vos activités commerciales (ci-après, "ANTALIS").

Cet Avis de Confidentialité explique comment nous pouvons collecter, utiliser et divulguer des informations sur les clients, fournisseurs, parties prenantes et autres contacts commerciaux et d'entreprise, et décrit les droits que vous pouvez avoir concernant vos propres informations personnelles.

2. À QUI S'APPLIQUE CET AVIS DE CONFIDENTIALITÉ ?

Nos Partenaires Commerciaux

"Partenaires Commerciaux" désigne tout tiers ayant une relation commerciale avec un membre du Groupe Antalis, notamment les clients, fournisseurs, consultants, agents ou prestataires de services.

Cet Avis de Confidentialité s'applique à tous nos Partenaires Commerciaux, ainsi qu'aux Partenaires Commerciaux potentiels. Il s'applique aux informations personnelles collectées dans le cadre d'une relation commerciale existante ou potentielle.

Il s'applique également aux informations personnelles des employés d'un Partenaire Commercial dont nous pouvons recevoir les coordonnées dans le cadre de la fourniture de produits et services. Dans ces circonstances, nos gestionnaires de relation sont responsables de s'assurer que tous ces individus sont informés que leurs coordonnées personnelles nous seront fournies et des fins pour lesquelles nous utiliserons ces informations, par exemple en leur montrant une copie de cet Avis de Confidentialité.

De plus, cet Avis de Confidentialité couvre les informations personnelles de nos Partenaires Commerciaux existants ou futurs qui s'engagent avec ANTALIS en s'inscrivant pour recevoir des communications telles que des alertes par e-mail et des publications, ou qui assistent à des événements organisés par ANTALIS ou en collaboration avec d'autres organisations ou associations.

3. QUELLES INFORMATIONS SONT COUVERTES ?

Dans cet Avis de Confidentialité, "informations personnelles" signifie toute information (qu'elle soit électronique ou écrite) relative à un individu qui peut être identifié directement ou indirectement, en particulier par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à l'identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cet individu.

Cela inclut également les catégories spéciales d'informations personnelles ("données de catégorie spéciale") à partir desquelles nous pouvons déterminer ou inférer l'origine raciale ou ethnique d'un individu, ses opinions politiques, ses croyances religieuses ou autres croyances de nature similaire, son appartenance à un syndicat, son état de santé physique ou mentale (y compris les données biométriques et génétiques), sa vie/orientation sexuelle, ou des données judiciaires (y compris des informations concernant la commission ou la commission alléguée d'une infraction pénale et toute peine ou sanction imposée).

ANTALIS ne collectera des données de catégorie spéciale que si cela est nécessaire pour l'un des objectifs décrits ci-dessous. De plus amples informations sur quand et pourquoi nous pourrions avoir besoin de le faire sont exposées dans la Section 4 "Les informations que nous collectons et comment nous les utilisons" ci-dessous.

4. LES INFORMATIONS QUE NOUS COLLECTONS ET COMMENT NOUS LES UTILISONS

ANTALIS peut utiliser vos informations personnelles à diverses fins, comme décrit ci-dessous.

ANTALIS s'engage à collecter et utiliser uniquement les informations personnelles nécessaires pour la fourniture de produits et services à nos clients ; pour établir et/ou maintenir une relation commerciale avec ses Partenaires Commerciaux ; et pour tenir les individus informés des produits, services et événements qu'elle considère raisonnablement comme pouvant les intéresser et/ou pour lesquels ils ont autrement confirmé leur préférence de recevoir d'ANTALIS. Vous pouvez trouver plus de détails sur les objectifs, les informations que nous pouvons collecter, la source des informations et l'autorité légale sur laquelle s'appuie ANTALIS en envoyant une demande à l'adresse e-mail dédiée suivante dpo@antalis.com.

Dans certains cas, il sera obligatoire pour vous de fournir des informations personnelles à ANTALIS pour nous permettre de vous fournir des produits et services ou à votre employeur, de nous engager avec vous ou de nous conformer aux obligations légales d'ANTALIS.

Vérifications d'Identité, de Conflits, de Lutte contre le Blanchiment d'Argent et autres Contrôles

ANTALIS collecte diverses informations sur ses Partenaires Commerciaux dans le cadre de notre processus d'intégration de "nouveau contact". Cela peut être appelé diligence raisonnable ou "Connaître Votre Client" ou "Connaître Votre Fournisseur". Les vérifications peuvent inclure tout ou partie des éléments suivants :

Vérification d'identité : preuve de nom et d'adresse
Propriétaire bénéficiaire ultime des entités corporatives et autres entités légales
Vérifications des conflits : pour éviter un conflit d'intérêts
Vérifications de lutte contre le blanchiment d'argent, les produits du crime et le financement du terrorisme
Vérifications des Personnes Politiquement Exposées : celles ayant des rôles proéminents dans le gouvernement, la magistrature, les tribunaux, les banques centrales, les ambassades, les forces armées et les entreprises publiques, y compris leurs membres de famille et associés proches
Vérifications des Listes de Sanctions Gouvernementales
Liste d'Initiés

Ces vérifications sont effectuées pour des raisons légales, réglementaires ou commerciales et peuvent devoir être répétées au cours de notre relation commerciale. Il est important que vous nous fournissiez toutes les informations et documents nécessaires afin de ne pas affecter notre capacité à vous fournir des produits et services.

Nous pouvons utiliser des sources tierces pour obtenir certaines de ces informations. Les détails peuvent être consultés en envoyant une demande à l'adresse e-mail dédiée suivante dpo@antalis.com.

Fourniture de Produits et Services

ANTALIS peut collecter ou générer des détails supplémentaires sur vous au cours de notre relation commerciale, dans le but de fournir des produits et services.

Nous pouvons également utiliser vos informations personnelles :

Pour administrer notre relation et maintenir les relations contractuelles
À des fins comptables et fiscales
Pour le marketing et le développement commercial
Pour nous conformer aux obligations réglementaires d'ANTALIS
Pour établir, exercer ou défendre des droits légaux
Pour la prévention et la détection du crime
À des fins historiques et statistiques

Autres Interactions Commerciales

Dans le cadre de vos relations commerciales ou autres relations commerciales avec ANTALIS, nous pouvons collecter ou générer des détails sur vous. Nous pouvons utiliser ces informations personnelles pour administrer notre relation et maintenir les relations contractuelles, à des fins comptables et fiscales et pour nous conformer à nos obligations réglementaires.

Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des tiers si nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pourrions avoir besoin de divulguer des données personnelles au vendeur ou acheteur potentiel de l'entreprise ou des actifs en question, ainsi qu'à leurs conseillers professionnels. Si une filiale Antalis ou substantiellement tous ses actifs sont acquis par un tiers, les données personnelles seront incluses dans les actifs transférés.

Informations Collectées dans nos Locaux

Si vous visitez nos locaux, votre image peut être capturée sur les systèmes de vidéosurveillance exploités par ANTALIS ou l'entité qui gère nos locaux. Les systèmes de contrôle d'accès aux bâtiments peuvent également capturer l'emplacement, l'heure et la date de votre entrée et sortie de nos bureaux.

Communications

Lorsque la loi applicable le permet, ANTALIS peut enregistrer et/ou surveiller les appels téléphoniques émis et reçus et les communications électroniques envoyées ou reçues par les réseaux d'ANTALIS afin de protéger notre entreprise et vérifier la conformité avec nos politiques et les exigences légales pertinentes. Tout enregistrement et/ou surveillance de ce type sera effectué à des fins commerciales légitimes et conformément aux lois et réglementations applicables. Cela peut inclure les objectifs suivants :

Enregistrer les faits (y compris convertir les messages vocaux en texte)
Établir la conformité avec les politiques et procédures d'ANTALIS
Se conformer aux lois et réglementations applicables
Pour la prévention et la détection du crime
Pour surveiller l'utilisation et le fonctionnement efficaces des réseaux et systèmes d'ANTALIS

Afin de communiquer efficacement, la correspondance et les documents peuvent être envoyés par e-mail non crypté. Vous serez conscient que ce n'est pas garanti comme une méthode de communication sécurisée, ni qu'il y a des normes de service pour la livraison. Si vous préférez que nous n'utilisions pas d'e-mail non crypté, veuillez en parler à votre contact chez ANTALIS.

Marketing et Développement Commercial

ANTALIS collecte des informations à des fins de marketing et de développement commercial et dans le cadre de l'administration générale des relations clients. Nous pouvons utiliser certaines informations personnelles à des fins de divertissement client, y compris l'enregistrement de vos intérêts et préférences.

Nous pouvons utiliser vos coordonnées personnelles pour vous envoyer des informations par e-mail ou courrier postal, ou en utilisant les médias sociaux ou les sites de réseautage social, sur nos produits et services, les développements de l'industrie, les brochures, les communiqués de presse, les invitations à des séminaires et conférences. Vous pouvez sélectionner les domaines et sujets qui vous intéressent lorsque vous vous inscrivez sur notre site web. Vous pouvez mettre à jour vos préférences ou vous désinscrire à tout moment. Pour plus d'informations sur la façon d'exercer vos droits, voir la Section 10 "Vos droits" ci-dessous.

Événements

Si vous assistez à un événement organisé par ou en association avec ANTALIS, nous collecterons les coordonnées dans le cadre de l'inscription à l'événement. Ces informations peuvent inclure les exigences alimentaires et les détails de tout problème de santé ou handicap qui doit être pris en compte pour votre présence ou participation à l'événement. Lorsqu'un événement est organisé en association avec un tiers ou hébergé dans un lieu externe, nous pourrions avoir besoin de partager vos coordonnées personnelles avec ce tiers, y compris l'organisateur de l'événement ou le lieu. Seules les informations minimales nécessaires aux fins de l'événement seront partagées. Si l'événement est organisé par un tiers, ce tiers sera responsable de vous informer de tout marketing qu'il pourrait souhaiter entreprendre et d'obtenir votre consentement, le cas échéant.

Cookies

Si vous utilisez nos sites web, nous vous informons que nous utilisons des cookies et d'autres outils d'analyse du trafic web (par exemple, Pixel Tracking, Google Analytics, etc.). Veuillez cliquer sur notre politique d'utilisation des cookies pour plus d'informations sur notre utilisation de ces outils ou envoyer une demande à dpo@antalis.com.

5. TRANSFERTS INTERNATIONAUX

ANTALIS est un groupe international opérant sur une base mondiale. Comme la plupart des entreprises internationales, ANTALIS a centralisé certains aspects de son administration et de la gestion des dossiers dans l'Union européenne. De plus, lorsque les projets s'étendent sur plus d'une juridiction, les informations devront être accessibles par tous ceux d'ANTALIS qui travaillent sur la question. En conséquence, vos informations personnelles peuvent être transférées hors du pays d'origine (ce qui inclut les transferts hors de l'Espace économique européen) et peuvent être accessibles à travers ANTALIS sur une base mondiale.

ANTALIS prendra toutes les précautions de sécurité et légales nécessaires pour assurer la sécurité et l'intégrité des informations personnelles transférées au sein d'ANTALIS pour permettre les transferts mondiaux au sein d'ANTALIS d'informations personnelles provenant de l'EEE conformément aux Lois européennes de protection de la vie privée applicables grâce à l'utilisation des mêmes normes de protection pour les informations personnelles. Vos informations personnelles recevront donc le même niveau de protection quel que soit leur emplacement au sein d'ANTALIS.

Vos informations personnelles seront également accessibles par les prestataires de services d'ANTALIS qui peuvent être situés dans d'autres juridictions. Pour plus d'informations, voir la Section 7 "Prestataires de services" ci-dessous.

6. DIVULGATIONS

ANTALIS peut divulguer vos informations personnelles (i) lorsque cela est nécessaire pour les objectifs déclarés, y compris au sein d'ANTALIS même ; (ii) si requis par la loi applicable ; (iii) en relation avec une réorganisation, vente ou fusion, (iv) si nous croyons qu'une telle divulgation est nécessaire pour faire respecter ou appliquer les termes du contrat et autres accords ou autrement protéger et défendre les droits, propriété ou sécurité d'ANTALIS ; (v) afin de se conformer à une procédure judiciaire, ordonnance du tribunal ou autre obligation légale, ou une enquête réglementaire ou gouvernementale ; ou (vi) avec votre consentement.

Nous aimerions attirer votre attention particulière sur le fait que dans certaines juridictions, ANTALIS a l'obligation légale de signaler les transactions suspectes et autres activités aux autorités réglementaires pertinentes sous la législation de lutte contre le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme, les délits d'initiés ou la législation connexe. ANTALIS peut également signaler une activité criminelle présumée à la police et autres organes d'application de la loi. Nous pourrions ne pas être autorisés à vous en informer à l'avance de la divulgation, ou du tout.

Les tiers destinataires d'informations personnelles relatives à nos Partenaires Commerciaux peuvent inclure :

Autorités fiscales et douanières
Organismes réglementaires et autres organismes professionnels
Autorités boursières et de cotation
Registres publics des directeurs d'entreprise et participations
Fournisseurs de services de vérification d'identité
Agences de référence de crédit
Les tribunaux, la police et les agences d'application de la loi
Départements et agences gouvernementaux
Auditeurs et conseillers professionnels (y compris les assureurs d'indemnité professionnelle et les conseillers)

ANTALIS utilisera tous les efforts raisonnables pour divulguer les informations personnelles minimales nécessaires dans chaque cas.

7. PRESTATAIRES DE SERVICES

Les tiers fournissant des services à ANTALIS sont appelés "Sous-traitants". ANTALIS mettra en place des contrats avec les Sous-traitants qui abordent les exigences des lois de protection de la vie privée pertinentes. Les Sous-traitants devront utiliser des mesures de sécurité appropriées pour protéger les informations personnelles et seront interdits d'utiliser les informations personnelles autrement que selon les instructions d'ANTALIS.

Les Sous-traitants qui traitent les informations personnelles au nom d'ANTALIS peuvent être situés en Europe ou dans d'autres pays du monde. ANTALIS s'assurera que les Sous-traitants se conforment à toutes les exigences légales applicables pour transférer des informations personnelles hors de la juridiction dans laquelle elles ont été collectées à l'origine. Pour les données collectées dans l'Espace économique européen ou qui se rapportent aux personnes concernées dans l'EEE, ANTALIS exigera des Sous-traitants qu'ils exécutent les Clauses Contractuelles Types pour le transfert d'informations personnelles vers des pays tiers, telles que sanctionnées sous les lois européennes de protection de la vie privée applicables.

Si vous souhaitez plus d'informations sur les Sous-traitants avec lesquels nous travaillons, veuillez contacter le Délégué Mondial à la Protection des Données en envoyant une demande à l'adresse e-mail dédiée suivante dpo@antalis.com.

8. MAINTENIR VOS INFORMATIONS À JOUR

ANTALIS fait tous les efforts pour maintenir l'exactitude et l'exhaustivité des informations personnelles détenues par ANTALIS. Pour nous aider à nous assurer que nous avons les informations les plus à jour sur vous, il est important que vous nous informiez de toute mise à jour de vos coordonnées ou autres informations personnelles. Veuillez contacter la personne avec laquelle vous traitez habituellement chez ANTALIS. Vous pouvez également contacter le Délégué Mondial à la Protection des Données d'ANTALIS en envoyant une demande à l'adresse e-mail dédiée suivante dpo@antalis.com.

9. CONSERVATION

ANTALIS conservera les informations personnelles seulement aussi longtemps qu'elles sont nécessaires pour les objectifs décrits dans la Section 4 "Les informations que nous collectons et comment nous les utilisons". Notez que les périodes de conservation peuvent varier dans différentes juridictions. Les Données Personnelles sont généralement conservées pour une période minimale de 2 ans.

Nous pourrions avoir besoin de conserver les informations pour des périodes plus longues telles que définies par le délai de prescription applicable, pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux, ou à des fins d'archivage et historiques. Lorsque c'est possible et pratique, les informations personnelles seront rendues anonymes par la suppression, la substitution ou le blocage de détails qui permettent d'identifier les individus.

Si vous souhaitez plus d'informations sur notre politique de conservation, veuillez contacter le Délégué Mondial à la Protection des Données en envoyant une demande à l'adresse e-mail dédiée suivante dpo@antalis.com.

10. VOS DROITS

Vous avez les droits suivants concernant vos informations personnelles :

d'accéder aux informations personnelles détenues par ANTALIS sur vous ;
de faire corriger vos informations personnelles, par exemple si elles sont incomplètes ou incorrectes
de vous désinscrire de la réception de communications marketing à tout moment
dans certaines circonstances et sous réserve de la loi applicable, le droit de restreindre ou de s'opposer au traitement de vos informations personnelles, ou de demander que vos informations personnelles soient effacées ;
dans certaines circonstances et sous réserve de la loi applicable, le droit de recevoir une copie des informations personnelles que vous avez fournies à ANTALIS, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (connu sous le nom de "portabilité des données") ;
lorsque vous avez fourni des informations personnelles volontairement, ou autrement consenti à leur utilisation, le droit de retirer votre consentement ;
le droit de se plaindre à une Autorité de Protection des Données (voir plus bas).

Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez contacter le Délégué Mondial à la Protection des Données d'ANTALIS en envoyant une demande à l'adresse e-mail dédiée suivante dpo@antalis.com.

E-mailing et communication électronique à des fins de marketing direct

Lorsque vous créez un compte ou vous inscrivez pour la première fois chez nous, ANTALIS vous demandera si vous souhaitez recevoir des informations marketing/commerciales d'ANTALIS. Afin de recevoir des informations d'ANTALIS, veuillez cocher la case "Je consens à recevoir des informations/offres marketing/commerciales d'ANTALIS ou en son nom du Groupe Antalis par tout moyen de communication électronique conformément à cet Avis de Confidentialité". Si vous refusez de recevoir des informations, veuillez laisser la case non cochée.

INSCRIPTION :

Si vous avez accepté de recevoir des informations d'ANTALIS, nous serons alors autorisés à vous envoyer des informations marketing/commerciales numériques ou imprimées, telles que des informations sur les produits, des offres commerciales, des informations sur un événement, des informations sur un projet, ou une invitation, par exemple.

Ou, le cas échéant :

DOUBLE INSCRIPTION :

Si vous avez accepté de recevoir des informations, vous recevrez un e-mail vous demandant de cliquer sur un lien pour accomplir une procédure de confirmation de votre consentement à recevoir des informations/offres marketing/commerciales d'ANTALIS ou en son nom, de l'une de ses filiales et de l'un de leurs distributeurs officiels par e-mail.

POUR SE DÉSINSCRIRE :

Veuillez aller dans votre section de compte du site web ANTALIS et décocher la case, OU
Cliquez sur le lien 'se désinscrire' qui sera inclus au bas de tout e-mail envoyé par ou au nom d'ANTALIS, OU
Envoyez un e-mail au Délégué Mondial à la Protection des Données d'ANTALIS en envoyant une demande à l'adresse e-mail dédiée suivante dpo@antalis.com.

Que faire si vous avez moins de 16 ans ?

Si vous avez moins de 16 ans ou n'êtes pas majeur dans votre pays, veuillez vous assurer d'avoir la permission de vos parents/représentant légal avant de nous fournir des données personnelles sur vous. Les mineurs de moins de 16 ans ou en dessous de l'âge légal dans votre pays ne sont pas autorisés à nous fournir leurs données personnelles sans une telle autorisation.

Droit de déposer une plainte

Si notre réponse ne vous satisfait pas ou si vous croyez que nous ne traitons pas vos données personnelles conformément à la loi applicable, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance de la protection des données pertinente de votre pays.

Modifications de cette déclaration

Cet Avis de Confidentialité a été mis à jour en janvier 2024. Nous pouvons apporter des modifications de temps à autre ou le modifier selon les besoins pour nous conformer à toute loi applicable de protection des données. Vous pouvez souhaiter le revoir à nouveau de manière ponctuelle. Toute modification de toute disposition de l'Avis de Confidentialité s'appliquera à partir de la date de publication sur nos sites web.

Demande de renseignements

Si vous avez une question sur cet Avis de Confidentialité, veuillez contacter le Délégué Mondial à la Protection des Données d'ANTALIS en envoyant une demande à l'adresse e-mail dédiée suivante dpo@antalis.com.