Comment bien choisir son enveloppe commerciale ? Enveloppe classique ou mise sous pli automatique ?
Besoin de renouveler votre stock d’enveloppes commerciales ? Avant de passer commande, faites le bon choix d’enveloppe, car chaque format d’enveloppe répond à une utilisation bien précise : documents administratifs, courrier standard, envoi d’objet volumineux. Alors, comment bien choisir son enveloppe commerciale ? Tour d’horizon des différentes gammes d’enveloppes Antalis pour les professionnels.
Bien choisir son enveloppe commerciale : 5 critères à retenir
Avis aux dirigeants d’entreprise, aux responsables de fournitures de bureau et de la reprographie, l’enveloppe commerciale peut être mécanisable ou manuelle. Dans un cas, elle est utilisée pour la mise sous pli automatique, insérée en machine. Dans l’autre, elle est envoyée au cas par cas aux destinataires de votre choix.
Ce n’est pas tout. Cinq autres points guident le choix de vos enveloppes commerciales :
- le format (C4, C5, C6/C5, DL) ;
- le grammage (de 75 g à 120 g pour une protection optimum) ;
- le système de fermeture (à patte gommée, autocollante ou bande siliconée) ;
- la fenêtre pour éviter l’inscription manuscrite des adresses (3 à 6 lignes) ;
- les normes et labels environnementaux (NF environnement pour des impacts environnementaux limités, PEFC pour une gestion durable des forêts).
Les différents formats d’enveloppes commerciales
La norme ISO 216 a défini plusieurs formats de papier, identiques partout dans le monde. Les enveloppes ont même été conçues pour correspondre aux différents formats de papier (A4 et A5 notamment).
Cinq modèles d’enveloppes commerciales sont répandus, utilisés pour vos factures, envois de fiches de paie, contrats et courriers standards :
| Format d’enveloppe | Dimensions de l’enveloppe | Correspondance du format papier |
| C6 | 114 x 162 mm | A4 plié en 4 |
| DL | 110 x 220 mm | A4 plié en 3 ou A5 plié en 2 |
| C5/C6 | 114 x 229 mm | A4 plié en 3 ou A5 plié en 2 |
| C5 | 162 x 229 mm | A5, ou A4 plié en 2 |
| C4 | 324 x 229 mm | A4 sans pli |
Le format C3 (324 x 455 mm) est aussi disponible pour l’envoi de papiers A3, sans avoir à les plier. Il est plus profond et plus rarement utilisé comme enveloppe commerciale.
Quelle enveloppe pour quelle utilisation ?
En fonction de l’utilisation que vous faites de votre courrier, optez pour le bon format d’enveloppe. Comment bien choisir son enveloppe commerciale ? Antalis vous recommande les formats suivants :
- C6, un petit format pratique pour l’envoi de clé USB, de carte mémoire, de carte postale entre vos salariés et collègues de travail ;
- DL, le format standard plébiscité par les entreprises pour l’envoi de documents récurrents et officiels ;
- C5/C6, un format adapté pour les documents épais (dossiers, cahiers des charges) ;
- C5, un format de taille moyenne qui peut contenir des livrets, photos, cartons d’invitation, flyers ;
- C4, un grand format qui convient à l’envoi de contrats ou manuscrits conservés dans leur longueur A4, sans pli.
Enveloppe classique ou enveloppe mise sous pli automatique ?
Pour bien choisir votre pochette ou enveloppe commerciale, deux options d’enveloppe possibles : l’enveloppe mise sous pli automatique ou l’enveloppe classique.
Les premières sont mécanisées à l’aide d’une machine de mise sous pli, qui ferme les enveloppes facilement grâce à la patte gommée. L’enveloppe mécanisée vous fait surtout gagner un temps précieux pour l’envoi de courrier massif et groupé, à l’ensemble de vos collaborateurs, clients et prospects. Les enveloppes compatibles avec la mise sous pli automatique sont les formats DL, C5 et C4.
Et pour gagner en productivité, l’enveloppe avec fenêtre transparente vous permet de faire apparaître l’adresse du destinataire directement depuis votre courrier. C’est le type d’enveloppe utilisé pour des envois en grandes quantités.
Les secondes, les enveloppes classiques, répondent à un besoin d’expédition ponctuelle et limitée en quantité. L’utilisation manuelle des enveloppes ne requiert aucun investissement de machine, mais prend évidemment plus de temps. Les enveloppes professionnelles C5/C6 et C5, avec ou sans fenêtre, sont les formats à privilégier.
Comment bien choisir son enveloppe commerciale ? Si une enveloppe finit la plupart du temps à la poubelle, elle donne néanmoins une première indication importante au destinataire et suscite sa curiosité. Nos conseils ? Étudiez à la loupe le format, la fermeture, la fenêtre, le grammage et l’utilisation manuelle ou mécanisée. Ces critères vous mettront sur la piste de la solution la plus économique, pratique, efficace et rapide.
