Business, l’art de trouver le juste équilibre Enquête sur les conditions de réussite d'une agence de design et conception graphique avec Foreign Policy et Olssøn Barbieri

Fidèle à notre partenariat avec Antalis Creative Power, The A Paper explore les thématiques souvent négligées et sous-estimées de la scène graphique contemporaine. Pour le quatrième volet de cette série, nous nous sommes penchés sur l'aspect financier de la gestion d'une petite entreprise créative avec Yah-Leng Yu (YY), directrice du studio Foreign Policy à Singapour, et Erika Barbieri (EB), directrice artistique du studio Olssøn Barbieri à Oslo.

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Qu'auriez-vous aimé savoir avant de démarrer votre studio ?

EB : Qu’une phrase comme « Maintenant c’est bon, on peut souffler » disparaît complètement de votre vocabulaire. Diriger un studio signifie qu'il y a toujours quelque chose à arranger, à découvrir ou à expérimenter. Tout est en perpétuel changement. Ceci est vrai dans la vie comme dans le monde des affaires. C'est important de constamment se fixer de nouveaux objectifs et de rester en mouvement.

Comment faites-vous pour organiser vos finances et rester maîtres du jeu ?

YY : Actuellement, nous avons un comptable qui nous donne un coup de main - pour assurer le suivi des dépenses et des revenus. Honnêtement, je ne suis pas totalement au point sur les finances, alors qu’il faudrait que je le sois. Chaque mois, dans la mesure du possible, mon associé et moi nous rencontrons pour examiner tous les chiffres. Je dirais qu'en général, il regarde les comptes beaucoup plus en détail que moi. Je pense que cette relation intime avec les chiffres est vraiment essentielle pour diriger un studio, car elle nous sensibilise aux coûts et à la manière dont nous pouvons gérer les projets et les effectifs. Par exemple, si le projet doit être mené par une équipe réduite, ou si nous pouvons nous permettre d'avoir une équipe plus importante pour le projet. Ou bien combien d'argent faut-il encore gagner pour être tranquille pour le mois ou pour le trimestre. Cela nous permet aussi de savoir si nous pourrons nous permettre de partir en voyage d'équipe pendant l'année. Cela nous donne un point de repère pour facturer les projets à venir ou calculer combien de projets nous devons nous efforcer de signer pour le trimestre, etc

EB : Nous sommes une agence de création qui offre un service axé sur des valeurs (consultez le livre "Brutally Honest" d'Emily Cohen et Chris Do pour obtenir d'excellents conseils sur la manière de gérer une entreprise de création et sur la façon de faire un budget).

Notre expérience nous a appris que les clients savent généralement combien ils peuvent dépenser pour un projet. Nous essayons donc d’être à l’écoute, et éventuellement de demander quelle est l’enveloppe allouée au projet. Nous n'avons pas toujours de réponse directe, mais c'est une bonne façon d'entamer une conversation sur le budget et de montrer que nous sommes ouverts à la discussion.

Identité de Foreign Policy pour le fournisseur de biens immobiliers singapourien Figment

Comment calculez-vous le montant à facturer pour un projet ? Il vous est déjà arrivé de vous tromper ?

YY : C'est vraiment basé sur notre expérience, sur notre estimation des coûts, que ce soit en termes d'heures de travail, de frais généraux de studio ou de bénéfices que nous devrions faire. Oui, il arrive que nous nous trompions, lorsque nous sous-estimons une certaine tâche ou un certain projet. Parfois, nous pouvons rectifier le tir si le client est compréhensif et qu’il accepte que nous lui facturions le travail supplémentaire. La plupart du temps, comme l'affaire est déjà conclue et signée dans le cadre d’un contrat, il faut s'y tenir et réaliser le projet avec ce budget. Tout cela s'acquiert par l'expérience.

EB : Nous sommes une agence de création qui offre un service axé sur des valeurs (consultez le livre "Brutally Honest" d'Emily Cohen et Chris Do pour obtenir d'excellents conseils sur la manière de gérer une entreprise de création et sur la façon de faire un budget).

Notre expérience nous a appris que les clients savent généralement combien ils peuvent dépenser pour un projet. Nous essayons donc d’être à l’écoute, et éventuellement de demander quelle est l’enveloppe allouée au projet. Nous n'avons pas toujours de réponse directe, mais c'est une bonne façon d'entamer une conversation sur le budget et de montrer que nous sommes ouverts à la discussion.
Pour ce qui est de se tromper... Effectivement, nous nous demandons parfois si un projet n'a pas été retenu parce que nous avons demandé trop ou pas assez (cela peut aussi arriver !). Il est dans ce cas préférable de passer à autre chose, de chercher à tirer des enseignements de cette expérience et d'aller de l'avant. On dit souvent que pour obtenir un emploi, il faut passer une dizaine d'entretiens.

Avez-vous déjà réalisé un projet que vous ne vouliez pas entreprendre pour raisons financières ?

YY : Oui, c'est parfois nécessaire de mener de tels projets. Mais il faut absolument que ce soit logique pour nous. S'il s'agit de projets lourds sur le plan mental et émotionnel, et que l'argent ne compensera pas vraiment, alors nous ne les acceptons pas. Au fil des ans, nous avons appris à lire les signes annonciateurs de tels projets.

EB : Il est très rare que l'on nous propose un projet dont nous ne voulons pas. Cependant, avec les années, nous avons appris à détecter les éléments qui peuvent rendre la collaboration avec un client difficile. Il s'agit le plus souvent de clients qui ne sont pas en phase avec notre vision.

Nous sommes persuadés que pour obtenir le travail dont on rêve, il faut être clair et manifester ce en quoi l'on croit. Nous refusons d'accepter que le travail que l'on aime faire ne soit pas toujours en mesure de payer les factures, même si cela arrive parfois. C'est important d'essayer de trouver un équilibre entre le travail créatif et inspirant et la santé financière du studio. L'un ne peut se faire au détriment de l'autre.

Quel est le plus grand risque financier que vous ayez pris ?

YY : Je pense que c'est quand nous avons déménagé dans un espace plus grand où nous avons décidé d'investir dans le design intérieur et d’optimiser la fonctionnalité du lieu de travail. Je pense que les coûts de rénovation ont facilement atteint les cinq chiffres, ce qui est énorme pour une petite boutique comme la nôtre.

Quelle est la conversation la plus difficile que vous ayez eue l'une l'autre en matière de business ?

YY : Laisser quelqu'un s'en aller.

EB : Nos rôles dans le studio.

Après avoir fait fonctionner le studio pendant quelques années, nous n'étions pas sûrs de savoir quelle serait la prochaine étape : nous nous demandions quelle personne et quel poste nous devions engager pour développer notre studio. Un autre designer, un chef de projet ou un directeur général ? Nous sommes tous deux designers et nous ne voulions pas abandonner cette activité. Nous avons demandé conseil et engagé une agence de recrutement pour nous aider à trouver la bonne personne. Ce que nous avons appris, c'est que, dans notre cas, nous incarnions le studio et devions en être les responsables. Cela signifie que nous avons choisi d'être un studio dirigé par des créatifs : Henrik est le directeur général d'Olssøn Barbieri et Erika est la directrice artistique.

Nous croyons qu'aujourd'hui, même les gros clients sont plus enclins à collaborer avec des studios dirigés par des créatifs, alors qu'ils ont vraiment été habitués aux structures des agences de publicité. L'avantage : rien ne se perd en cours de route, et cela place le travail de création au cœur de l'activité du studio. Nous vivons une époque où notre conception de la croissance est encore strictement liée au modèle capitaliste basé sur la croissance économique infinie et la domination, et bien que nous ayons besoin d'avoir une entreprise prospère, nous pensons que notre objectif devrait être de contribuer à réhumaniser notre société. Nous avons pris la décision d'être un petit studio ambitieux, où le travail créatif est au centre de notre pratique. Nous espérons que notre passion nous permettra de développer notre vision et d'obtenir le travail dont nous avons besoin pour survivre.

Nous venons de rentrer de nos vacances en Italie où nous avons visité la Triennale de Milan pour voir l'exposition Enzo Mari conçue par Hans Ulrich Obrist. Il nous rappelle à quel point une approche critique et éthique du design peut être source de beauté et de transformation.

Quel conseil donneriez-vous à quelqu'un qui cherche à lancer sa propre agence de design ?

YY : Assurez-vous que vous êtes plutôt doué pour les finances ou les affaires, sinon, trouvez un partenaire qui l'est. Un studio de design n'est pas une activité purement artistique que l'on exerce pour le plaisir mais bien une véritable entreprise. Il est très important d'être en bonne santé financière : c'est la clé pour continuer à réaliser des projets originaux, pour poursuivre ce qui vous passionne, pour pouvoir dire "non" à certains projets et travailler sur ceux qui vous plaisent.

EB : Faites les choses à votre façon.

Ce n'est un secret pour personne : si vous êtes un créatif, la gestion d'une entreprise ne fait probablement pas partie de votre cursus, vous devez donc rattraper un peu de retard. Cela dit, votre endurance, votre motivation, votre réseau et votre talent (c'est important d'être honnête sur ce que vous savez faire) vous aideront dans votre parcours.

Entourez-vous de personnes qui vous aident à aller de l'avant.

Et, au début, avant même de savoir comment gérer une conversation inconfortable avec un client, pensez à inventer un nom de comptable, à créer un e-mail et laissez-la (ou le) régler les choses pour vous :)

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